lunes, 20 de julio de 2009

METODOLOGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS

1. QUE ES UNA METODOLOGIA?
Es Conjunto de métodos empleados para el desarrollo de sistemas automatizados.
Una metodología completa es algo más que una notación, un proceso, y herramientas. Además de una "notación, de un proceso, y de herramientas," estas "metodologías completas" proporcionan:
o Guías para estimar costos,
o Manejo del proyecto en las tareas y entregas,
o Medidas y métricas,
o Formas definidas y dirección en las entregas de la construcción,
o Políticas y procedimientos para garantizar la calidad del software,
o Descripciones de los roles y programas de entrenamiento detallados,
o Ejemplos totalmente trabajados,
o Ejercicios de entrenamiento,
o Técnicas para adaptar el método, y
o Técnicas definidas

2. METODOS DEL DESARROLLO DE SISTEMA DE INFORMACION:
Son Pautas de desarrollo brindado por los modelos de ciclos de vida, los cuales están constituidos por las siguientes etapas:
Especificación de requerimientos:
Se realizan entrevistas con el usuario identificando los requerimientos y necesidades del usuario.
Análisis:
Modela los requerimientos del usuario.
Diseño:
Se modela la solución del sistema, teniendo en cuenta el ambiente de implementación a utilizar, por ejemplo, si el sistema es centralizado o distribuido, la base de datos a utilizar, lenguaje de programación, como sea deseada, etc.
Implementación:
Dado el lenguaje de programación elegido se implementa el sistema.
Testeo: En esta etapa se verifica y valida el sistema teniendo en cuenta algunos criterios determinados por el grupo correspondiente.
Mantenimiento: Es la etapa más difícil de desarrollo del sistema, actualiza y modifica el sistema si surgen nuevos requerimientos.
3. METODOLOGIAS DEL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION:
Son métodos que indican cómo hacer más eficiente el desarrollo de sistemas de información. Para ello suelen estructurar en fases la vida de dichos sistemas con el fin de facilitar su planificación, desarrollo y mantenimiento.
Las metodologías de desarrollo de sistemas deben definir: objetivos, fases, tareas, productos y responsables, necesarios para la correcta realización del proceso y su seguimiento.
Los principales objetivos de una metodología de desarrollo son:
• Asegurar la uniformidad y calidad tanto del desarrollo como del sistema en sí.
• Satisfacer las necesidades de los usuarios del sistema.
• Conseguir un mayor nivel de rendimiento y eficiencia del personal asignado al desarrollo.
• Ajustarse a los plazos y costes previstos en la planificación.
• Generar de forma adecuada la documentación asociada a los sistemas.
• Facilitar el mantenimiento posterior de los sistemas.

4. METODOLOGÍAS
• Método De Cascada Pura:
En un modelo en cascada, un proyecto progresa a través de una secuencia ordenada de pasos partiendo de la especificación de requerimientos hasta el mantenimiento del mismo.
El método realiza una revisión al final de cada etapa para determinar si está preparado para pasar a la siguiente etapa, por ejemplo, desde el análisis de requerimientos hasta el diseño.
Cuando la revisión determina que el proyecto no está listo pasar a la siguiente, permanece en la etapa actual hasta que esté preparado.
El modelo en cascada está dirigido por documentos.
Ayuda a localizar errores en las primeras etapas del proyecto a un bajo costo.
Ayuda a minimizar los gastos de la planificación porque permite realizarla sin planificación porque permite realizarla sin problemas.
Funciona especialmente bien si se dispone de personal poco cualificado o dispone de personal poco cualificado o inexperto, porque presenta el proyecto inexperto, porque presenta el proyecto con una estructura que ayuda a minimizar con una estructura el esfuerzo inútil.
En resumen, los inconvenientes del venerado modelo en cascada hacen que sea, a menudo, un modelo poco apropiado para un proyecto de desarrollo rápido. Incluso en los casos en los que las ventajas del modelo en cascada pura superan los inconvenientes, los modelos de cascada modificada (con retroceso) pueden funcionar mejor.
Las desventajas del modelo se centran en las dificultades para especificar claramente los requerimientos al comienzo del proyecto, antes de que se realice ningún trabajo de diseño y antes de escribir ningún código.
No proporciona resultados tangibles en forma de software hasta el final del ciclo de forma de software del ciclo de vida de Algunas herramientas, métodos y actividades que abarcan varias etapas de la cascada; estas actividades son difíciles de ajustar en las etapas discontinuas del modelo para un proyecto de desarrollo rápido, el modelo en cascada puede suponer una cantidad excesiva de documentación.
El modelo genera pocos signos visibles de progreso hasta el final. Esto puede dar la impresión de un desarrollo lento, existe la incertidumbre de los clientes si sus proyectos serán entregados a tiempo.
• Método Espiral
Es un modelo de ciclo de vida orientado a riesgos que divide un proyecto software en mini-proyectos.
Cada mini proyecto se centra en uno o más riesgos importantes hasta que todos estén controlados.
Después de controlar todos los riesgos más importantes, el modelo en espiral finaliza del mismo modo que el ciclo de vida en cascada.
Método Desarrollo en Espiral
Funcionamiento:
Se parte de una escala pequeña en medio de la espiral, se localizan los riesgos, se genera un plan para manejar los riesgos, y a continuación se establece una aproximación a la siguiente interacción.
Cada iteración supone que el proyecto pasa a una escala superior. Se avanza un nivel en el Espiral, se comprueba que se tiene lo que se desea, y después se comienza a trabajar en el siguiente nivel:
Con cada iteración a través del espiral se construye sucesivas versiones de software cada vez más completas. En cada bucle alrededor del espiral, la culminación del análisis de riesgo resulta una decisión de “seguir” o “no seguir”.
Cada interacción en el método espiral lleva consigo los seis pasos que a continuación se nombran: Determinar objetivos, alternativas y límites, Identificar y resolver riesgos, Evaluar alternativas,
Generar las entregas de esa iteración, y comprobar que son correctas.
En el modelo en espiral, las primeras iteraciones son las menos costosas.
Supone menos gasto desarrollar el concepto de operación que realizar el desarrollo de los requerimientos, y también es menos costoso desarrollar los requerimientos que llevar a cabo el desarrollo del diseño, la implementación del producto y la prueba del mismo.
En cada Cuadrante del Método espiral se realiza las siguientes actividades:
Planificación:
Determinación de objetivos, alternativas, restricciones, y elaboración del plan de desarrollo para el ciclo actual.
Análisis de Riesgos:
Evaluación de las alternativas, identificación y resolución de riesgos. Se decide si se sigue o no con el proyecto
Ingeniería:
Desarrollo del producto siguiendo un modelo: del ciclo de vida o cascada, prototipo, etc. Evaluación por el cliente, Valoración de resultados.
• Método De Codificar Y Corregir
(Code-and-fix)
Es un modelo poco útil, pero sin embargo bastante común Se puede tener una especificación formal, o no tenerla Si no se ha utilizado formalmente un método, probablemente ya se esté usando el método Codificar y Corregir en forma intuitiva Cuando se utiliza éste método se empieza con una idea general de lo que se necesita construir, Se utiliza cualquier combinación de diseño, código, depuración y métodos de prueba no formales que sirven hasta que se tiene el producto listo para entregarlo.

Ventajas:
No conlleva ninguna gestión; no se pierde tiempo en la planificación, en la documentación, en el control de calidad, en el cumplimiento de los estándares, o en cualquier otra actividad que no sea codificación pura.
Como se pasa directamente a codificar, se pueden mostrar inmediatamente indicios de progreso.
Requiere poca experiencia: cualquier persona que haya escrito alguna vez un programa está familiarizada con éste modelo.
Para proyectos pequeños que se intentan liquidar en un tiempo breve, o para modelos como programas de demostración o prototipos desechables, el modelo codificar y corregir puede ser útil.
Desventajas:
El modelo resulta peligroso para otro tipo de proyectos que no sean pequeños.
Puede que no suponga gestión alguna, pero tampoco ofrece medios de evaluación del progreso.
No proporciona medios de evaluación de la calidad o de identificación de riesgos.
Si al llevar tres cuartas partes de la codificación descubre que el diseño es incorrecto, no hay otra solución que desechar el trabajo y comenzar de nuevo.
• Método Prototipo
Este método hace que el usuario participe de manera más directa en la experiencia de análisis y diseño que cualquiera de los ya presentados. La construcción de prototipos es muy eficaz bajo las circunstancias correctas. Sin embargo, al igual que los otros métodos, el método es útil sólo si se emplea en el momento adecuado y en la forma apropiada.
¿Qué es un prototipo?
El prototipo es un sistema que funciona, no solo una idea en el papel, desarrollado con la finalidad de probar ideas y suposiciones relacionadas con el nuevo sistema. Al igual que cualquier sistema basado en computadora, está constituido por software que acepta entradas, realiza cálculos, produce información ya sea impresa o presentada en una pantalla, o que lleva a cabo otras actividades significativas. Es la primera versión, o iteración, de un sistema de información.
Lo usuarios evalúan el diseño y la información generada por el sistema. Lo anterior sólo puede hacerse con efectividad si los datos utilizados, al igual que las situaciones, son reales. Por otra parte, deben esperarse cambios a medida que el sistema es utilizado.
Razones para desarrollar prototipos de sistemas:
Los requerimientos de información no siempre están bien definidos. Es probable que los usuarios conozcan sólo ciertas áreas de la empresa donde se necesiten mejoras o cambios en los procedimientos actuales. También es posible que reconozcan la necesidad de tener mejor información para administrar ciertas actividades pero que no estén seguros cual de esta información será la adecuada. Los requerimientos del usuario pueden ser demasiado vagos aun al formular el diseño. En otros casos, es probable que una investigación de sistemas bien llevada necesite del desarrollo de nueva tecnología.
Los prototipos permiten evaluar situaciones extraordinarias donde los encargados de diseñar e implantar sistemas no tienen información ni experiencia, o también donde existen situaciones de riesgo y costo elevados, y aquellas donde el diseño propuesto es novedoso y aún no se demuestra es la factibilidad de que los vendedores envíen ordenes de pedido al sistema de cómputo de la compañía desde el sitio donde efectúan la operación por medio de terminales portátiles enlazadas a teléfonos públicos. Para probar el concepto los administradores y encargados de sistemas pueden optar por construir una versión en pequeña escala del software, adquirir unas cuantas terminales y seleccionar un grupo de vendedores. El prototipo proporcionará información preliminar sobre la funcionalidad del concepto.
El prototipo es, en realidad, un modelo piloto o de prueba, en general, los analistas de sistemas encuentran que los prototipos tienen mayor utilidad bajo las siguientes condiciones:
o Los encargados de diseñar e implantar sistemas nunca han desarrollado uno con las características del sistema propuesto.
o Se conoce sólo una parte de las características esenciales del sistema; las demás no son identificables a pesar de un cuidadoso análisis de requerimientos.
o La experiencia con el uso del sistema añadirá una lista significativa de requerimientos que el sistema debe satisfacer.
o Las diferentes versiones del sistema evolucionan con la experiencia al igual que el desarrollo adicional y el refinamiento de sus características.
o Los usuarios del sistema participan en el proceso de desarrollo.
Los pasos a seguir en el proceso de desarrollo de prototipos son los siguientes:
 Identificar los requerimientos de información que el usuario conoce junto con las características necesarias del sistema.
 Desarrollar un prototipo que funcione.
 Utilizar el prototipo anotando las necesidades de cambios y mejoras. Esto expande la lista de los requerimientos de sistemas conocidos.
 Revisar el prototipo con base en la información obtenida a través de la experiencia del usuario.
 Repetir los pasos anteriores las veces que sea necesario hasta obtener5 un sistema satisfactorio.
Él analista debe de reunirse con los usuarios una o dos veces con la finalidad de identificar los requerimientos. El resultado de estas reuniones forma la base para la construcción del prototipo.
El desarrollo de un prototipo que funcione es responsabilidad del analista de sistemas, cuando el analista y el usuario deciden que cuentan ya con la suficiente información proveniente del proceso de construcción del prototipo, determinan cómo satisfacer los requerimientos ya identificados. En general se opta por una de las siguientes opciones:
 Volver a desarrollar el prototipo. Esta alternativa quizá signifique volver a programar por completo, empezando desde el principio.
 Implantar el prototipo como sistema terminado La eficiencia en el funcionamiento junto con los métodos para interactuar con el usuario son suficientes; esto permite utilizar el sistema tol como está.
 Abandonar el proyecto. En este caso el prototipo ha proporcionado información suficiente para demostrar que no es posible desarrollar el sistema para satisfacer los objetivos deseados dentro del marco de la tecnología existente o de lineamientos económicos u operacionales.
 Iniciar otra serie de construcción de prototipos. La información ganada con la experiencia sugiere ya sea un enfoque totalmente distinto o características contrastantes.
Cada una de estas opciones se considera como un éxito en el proceso de la construcción de prototipos.
Métodos para el desarrollo de prototipos
Con los prototipos la velocidad de desarrollo es más importante que la eficiencia en el procesamiento. Un sistema prototipo se construye con rapidez, los sistemas prototipo pueden desarrollarse con métodos y lenguajes de programación convencionales, quizá falten los controles de entrada y procesamiento y, en general, la documentación del sistema es un punto que suele evitarse. Lo importante es ensayar ideas y generar hipótesis relacionadas con los requerimientos y que la eficiencia y perfección alcanzadas.
La industria de computadora busca continuamente generadores de aplicaciones, programas que sirven para generar otros programas, para apoyar los esfuerzos de la construcción de prototipos. En algunos casos, aquellos donde el sistema será utilizado con poca frecuencia, el prototipo puede, de hecho, convertirse en el sistema terminado.
• Método De Análisis Y Diseño Estructurado
Muchos especialistas en sistemas de información reconocen la dificultad de comprender de manera completa sistemas grandes y complejos. El método de desarrollo del análisis estructurado tiene como finalidad superar ésa dificultad por medio de 1) la división del sistema en componentes y 2) la construcción de un modelo del sistema. El método incorpora elementos tanto de análisis como de diseño.
¿Qué es el análisis estructurado?
El análisis estructurado concentra en especificar lo que se requiere que haga el sistema o la aplicación. No se establece cómo se cumplirán los requerimientos o la forma en que implantará la aplicación. Más bien permite que las personas observen los elementos lógicos (lo que hará el sistema) separados de los componentes físicos (computadoras, terminales, sistemas de almacenamiento, etc.) Después de esto se puede desarrollar un diseño físico eficiente para la situación donde será utilizado.
Elementos del análisis estructurado:
Los elementos esenciales son símbolos gráficos, diagramas de flujo de datos y diccionario centralizado de datos.
Descripción gráfica
Una de las formas de describir un sistema es preparar un bosquejo que señale sus características, identifique la función para la que sirve e indique cómo éste interactúa con otros elementos, entre otras cosas. Sin embargo, describir de esta manera un sistema grande es un proceso tedioso y propenso a errores ya que es fácil omitir algún detalle o dar una explicación que quizá los demás no entiendan.
En lugar de las palabras el análisis estructurado utiliza símbolos, o íconos, para crear un modelo gráfico del sistema. Los modelos de este tipo muestran los detalles del sistema. Si se seleccionan los símbolos y notación correctos entonces casi cualquier persona puede seguir la forma en que los componentes se acomodarán entre si para formar el sistema.
El diagrama lógico de flujo de datos muestra las fuentes y destinos de los datos, identifica y da nombre a los procesos que se llevan a cabo, identifica y da nombre a los grupos de datos que relacionan una función con otra y señala los almacenes de datos a los que se tiene acceso.
Diagrama de flujo de datos: El modelo del sistema recibe el nombre de diagrama de flujo de datos (DFD). La descripción completa de un sistema está formada por un conjunto de diagramas de flujo de datos.
Para desarrollar una descripción del sistema por el método de análisis estructurado se sigue un proceso descendente (TOP-down). El modelo original se detalla en diagramas de bajo nivel que muestran características adicionales del sistema. Cada proceso puede desglosarse en diagramas de flujo de datos cada vez más detallados. Esta secuencia se repite hasta que se obtienen suficientes detalles que permiten al analista comprender en su totalidad la parte del sistema que se encuentra bajo investigación.


Diccionario de datos:
Todas las definiciones de los elementos en el sistema (flujo de datos, procesos y almacenes de datos) están descritos en forma detallada en el diccionario de datos. Si algún miembro del equipo encargado del proyecto desea saber alguna definición del nombre de un dato o el contenido particular de un flujo de datos, esta información debe encontrarse disponible en el diccionario de datos.
¿Que es el diseño estructurado ¿
Se enfoca en el desarrollo de especificaciones del software. La meta del diseño estructurado es crear programas formados por módulos independientes unos de otros desde el punto de vista funcional.
El diseño estructurado es una técnica específica para el diseño de programas y no un método de diseño de comprensión. Esta técnica conduce a la especificación de módulos de programa que son funcionalmente independientes. La herramienta fundamental del diseño estructurado es el diagrama estructurado, los cuales son de naturaleza gráfica y evitan cualquier referencia relacionada con el hardware o detalles físicos. Su finalidad no es mostrar la lógica de los programas. Los diagramas estructurados describen la interacción entre módulos independientes junto con los datos que un módulo pasa a otro cuando interacciona con él. Estas especificaciones funcionales para los módulos se proporcionan a los programadores antes que dé comienzo la fase de escritura de código.
Empleo del Análisis estructurado con otros métodos de desarrollo:
El análisis estructurado se combina, con bastante frecuencia, con el método ya presentado de ciclo de vida clásico de desarrollo de sistemas. Por ejemplo, los analistas pueden optar más de flujo de datos como una forma para documentar las relaciones entre componentes durante la investigación detallada de algún sistema existente, Asimismo, se puede definir los archivos y datos en un diccionario centralizado de datos de acuerdo con las reglas de análisis estructurado.
Sin embargo muchas organizaciones optan por no utilizar este método de desarrollo. Por ejemplo, los analistas deciden con frecuencia que el desarrollo de diagramas y esquemas es una tarea que consume mucho tiempo, sobre todo si el sistema es grande y complejo. (Es común que los diagramas tengan que dibujarse una y otra vez conforme se adquiere nueva información). Como se verá más adelante, se han desarrollado herramientas asistidas por computadora para superar este problema.
Otros analistas señalan que los elementos que faltan, tales como las personas y los procedimientos de control, son parte del sistema mismo y no pueden omitirse en la descripción de éste. Más adelante se considerará este aspecto tan importante.

lunes, 6 de julio de 2009

Definición de Sistema transaccional
Es un tipo de sistema de información diseñado para recolectar, almacenar, modificar y recuperar todo tipo de información que es generada por las transacciones en una organización. Una transacción es un evento o proceso que genera o modifica la información que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de información.Ejemplos de funciones concretas de un sistema transaccional:
Un sistema transaccional debe controlar las transacciones para mantener la seguridad y consistencia de los datos involucrados. Por ejemplo, un cliente transfiere dinero de una cuenta a otra cuenta dentro de un mismo banco; la cantidad de dinero que se descuenta de la cuenta emisora debe ser igual a la que se suma en la cuenta receptora. De no ser así, la acción (transacción) no se realiza. Un sistema transaccional debe ser capaz de enmendar cualquier error ocurrido durante una transacción, pudiendo deshacer las operaciones realizadas, manteniendo los datos tal cual estaban antes del error. También debe ser capaz de controlar y administrar múltiples transacciones, determinando prioridades entre éstas. Por ejemplo, un cliente está haciendo la reserva de un asiento en un vuelo, dicho asiento debe ser bloqueado temporalmente hasta que se concrete la transacción, porque otro cliente podría estar queriendo reservar el mismo asiento en el mismo momento. Propiedades de los sistemas transaccionales:
Automatizan tareas operativas en una organización, permitiendo ahorrar en personal.Suelen dirigirse especialmente al área de ventas, finanzas, marketing, administración y recursos humanos. Suelen ser los primeros sistemas de información que se implementan en una organización.Sus cálculos y procesos suelen ser simples. Se suelen utilizar para cargar grandes bases de datos. Los beneficios de este tipo de sistemas en una organización son rápidamente visibles.Estos sistemas son optimizados para almacenar grandes volúmenes de datos, pero no para analizar los mismos. Características esperables de un sistema transaccional
Para que un sistema informático pueda ser considerado como un sistema transaccional, debe superar el test ACID. Rapidez: deben ser capaces de responder rápidamente, en general la respuesta no debe ser mayor a un par de segundos. Fiabilidad: deben ser altamente fiables, de lo contrario podría afectar a clientes, al negocio, a la reputación de la organización, etc. En caso de fallas, debe tener mecanismos de recuperación y de respaldo de datos. Inflexibilidad: no pueden aceptar información distinta a la establecida. Por ejemplo, el sistema transaccional de una aerolínea debe aceptar reservas de múltiples agencias de viajes. Cada reserva debe contener los mismos datos obligatorios, con determinadas características.
SISTEMAS TRANSACCIONALES
Estos sistemas se dirigen principalmente a las áreas de ventas y mercadotecnia, administración y finanzas y al área de recursos humanos.


Sistemas transaccionales
Los sistemas transaccionales son la primera cara de una empresa con el usuario, sea éste último un trabajador del propio negocio o un cliente.
Éste tipo de sistemas se caracteriza porque su funcionamiento es en línea, permite realizar las operaciones cotidianas del negocio.
Un ejemplo son los sistemas bancarios en las sucursales, los cajeros automáticos, los sistemas WEB de compras. La información que recaban es utilizada posteriormente por sistemas de toma de decisiones.
Sistemas transaccionales tecnologías de información sistemas de informaciónSistemas transaccionales:
Sistema que administra las transacciones, en general es en línea, captura la información que se produce cuando ocurre una transacción, no la procesa, sino que la entrega a otro sistema, es la cara que ve el cliente (front-end). Ej.: Control automático (ascensores), código de barra (control de inventario, para este sistema debe existir acuerdo entre quienes lo usan para estandarizar los códigos y saber a que se referencia cada uno ), lector de banda magnética (cajero automático, ), punto de venta (POS, en supermercados y tiendas de retail), etc. Un buen sistema transaccional debe capturar toda la información oportunamente. Algunas de estas aplicaciones requieren un software y/o hardware especial. Otras formas de manejar transacciones:
Electronic Data Interchange (EDI)
Es un servicio entregado por ciertas organizaciones, las cuales cobran tarifas por dar enlaces de comunicación entre empresas, además, pueden dar ciertos niveles de seguridad. EDI puede ser utilizado como un medio de transmisión de transacciones, instalar EDI en Chile es muy costoso, puesto que la Internet está más internalizada, EDI es más requerida en cuanto a manejo de información que Internet y en términos de seguridad están a niveles similares, pero Internet tiene mas cobertura geográfica y es de menor costo. El servicio de EDI lo entrega una empresa específica, que tarifica dicho servicio y entrega la seguridad requerida.
Comercio electrónico
No hay restricciones para la oferta, demanda, forma de compra, etc. La comunicación no es cara a cara, es cada vez mas acotada la relación comercial, no se transa con dinero y obliga a la empresa a montar una logística de distribución de productos. Se usa Internet porque tiene la mayor cobertura geográfica, Internet es solo un vehículo de transmisión de información de transacciones. El comercio electrónico no reemplaza al canal de ventas tradicional, es una alternativa más, un canal de ventas mas, en algunas ocasiones es el único canal de venta, por ejemplo las empresas .com. Tiene la misma complejidad logística que las tiendas en cuanto a la distribución del producto. En intangibles el comercio electrónico puede crecer fuertemente, pero el problema surge con el pago de impuestos y la normativa que rige a este tipo de comercio. Hay varias modalidades, se indicarán algunas:
·B2C Negocio-Cliente, gran mayoría quebraron ·B2B Negocio-Negocio se han mantenido estable ·B2E Negocio empleado ·B2G Negocio-Gobierno Los negocios electrónicos y los negocios tradicionales, comparten ciertas características similares de conformación, ya sea estudios de mercados, mercados objetivos, identificar oportunidades y amenazas, tener un plan de negocio, etc. Dentro de Internet, las empresas son todas iguales, es decir, no se observa que una sea más grande que otra, por lo que se hace un mercado mucho más competitivo. Los negocios electrónicos pueden basarse en distintos modelos que no son puros, si no que son un mix de ellos, como son los basados en publicidad (banners), intermediación, explotación de la información, entre otras. Debemos considerar una notable ventaja que tiene el Comercio Electrónico, la reducción del costo transaccional, hoy en día por ejemplo en la Industria Bancaria una transacción a través de Internet es el 10% menos costosa que una transacción normal. Algunas limitaciones del Comercio Electrónico: Debemos tener en cuenta que existen algunos productos que difícilmente se puedan comercializar por estos medios (ejemplo: Vestuario), ya que se necesita de la presencia en persona del demandante para definir el producto que consumirá. No todas las personas tienen acceso a los medios por los cuales se realiza el Comercio Electrónico. Si bien una persona puede tener acceso a los medios, quizás no cuente con tarjetas de crédito o alguno de los diferentes (pero pocos) mecanismos de pago del comercio electrónico. Factura electrónica:
La factura electrónica no elimina a la manual, debe existir un SW que permita procesar la información comercial, tanto para el emisor como para el receptor, en el proceso de verificación se utiliza la firma digital, que es una especie de password que es única para la persona, con lo cual se garantiza que una determinada información es enviada por una persona en especial solamente y nadie mas, esta firma es manejada por un tercero y es éste quien certifica, permite además certificar si el mensaje ha tenido cambios desde su origen, es decir, si ha sido intervenido. Ventajas:
Disminuye los costos de facturación
Existe certificación de terceros
Mayor confiabilidad en la transacción
Anula los repudios
Desventajas: Debe de existir un SW que permita procesar la información comercial, tanto para el emisor como para el receptor.
Costos en inversión y aprendizaje
E-Learning Capacitación, entrenamiento o aprendizaje usando Internet como medio de comunicación y multimedios como interacción con los usuarios (alumnos y profesores) además requiere de software y datos al igual que cualquier sistema. Requiere un cambio cultural tanto de profesores como de alumnos. Ventajas: Medio masivo y muy rápido.
Evita los costos de desplazamiento de las personas.
Desventajas: Todavía se encuentra limitado el acceso a la Red.
Brecha por cultura Informática.
Debe contar con medidas de seguridad como autentificación, firma digital, encriptación, etc. Teletrabajo Es la capacidad de trabajar desde cualquier lugar del mundo conectado por medio de tecnología de telecomunicaciones. Pero en Chile no hay un marco legal adecuado que regule esta actividad. Solo algunos roles de una organización pueden ser llevados a teletrabajo asimismo sólo algunas actividades de un rol pueden ser desempeñadas mediante teletrabajo. Es una modalidad utilizada para que personas minusválidas accedan al trabajo, en especial de apoyo a call center. Ventajas: -Disminuye costos de inversión en planta e instalaciones.
-Disminuye costos de mantención de plantas e instalaciones.
Desventajas: -Falta gente preparada para ocupar esta tecnología.
-Costos de inversión son todavía muy altos.
-No hay un marco legal que regule esta actividad..
Wireless Access Protocol (WAP)
El WAP es una tecnología que por medio de SW y HW permite el acceso y transmisión de datos usando Internet por medios inalámbricos. Ventajas: -Acceso a Internet en cualquier lugar
Desventajas: -Alto costos.
-No siempre disponible

martes, 16 de junio de 2009

I Parte


1. Identificación De La Empresa

v ¿Nombre del la empresa?

CANTV

v ¿Lugar donde esta ubicada la empresa?

Calle principal avenida 23 de Enero con calle Nicolás Briceño.

v ¿A que se dedica la empresa?

La empresa se dedica a la venta de equipos de telefonía fija y móvil entre otros servicios que presta la empresa para el cliente en general.

v ¿Cual es la estrategia que aplica la empresa para la venta del equipo telefónico?

Se le provee al cliente información acerca del equipo telefónico, las promociones y las formas de pago.

2. objetivo de la empresa:

v ¿Objetivo estratégico e iniciativa de la empresa CANTV?

En proceso de planificación la activación de 1.2 millones de líneas fijas para lograrlo en 18 meses. A finales de 2007 espera poder entregar 400mil, así como para el 2009 cubrir el servicio a todos los centros poblados con más de quinientos habitantes.
Socorro Hernández, presidenta de CANTV, aseguro este miércoles (20/6) que entre las aspiraciones de la telefónica se encuentra mantenerse en el liderazgo de telecomunicaciones e informática a escala nacional, colocándole énfasis en “fortalecer los modelos de producción social y potenciar el poder comunal para lograr que efectivamente las comunidades se apropien de las tecnologías de información y comunicación”.
En rueda de empresa para develar los objetivos estratégicos e iniciativas que llevara a cavo la nueva CANTV aseguro que dicha reunión obedece a que la telefonía tendrá un mes de nacionalizada y aspira a “tener un espacio regular para dar una especie de rendición de cuentas a todos ustedes y al país, de que actividades viene realizando esta empresa nacionalizada, una especie de rendición de cuenta de nuestra gestión para que todo el país la valla evaluando y a su vez sienta que tiene una oportunidad de retroalimentarnos para ayudarnos a corregir aquellas cosas en las que estemos fallando o aplaudirnos en el caso que lo estemos haciendo bien”.
La presidenta de CANTV resalto que la telefónica nacional paso de ser una empresa de rentabilidad económica a una con la rentabilidad social, eficiencia y sustentabilidad. Para Hernández, “otro elemento de distingo es que había una concentración en la cobertura que daba CANTV hacia la región norte costera del país donde había el mayor volumen de la población, la nueva CANTV pretende dar una cobertura a escala nacional”.
“Así mismo la oferta de servicio CANTV era comunicación y parte del entretenimiento, nuestro propósito es que es fundamental dar el acceso y generar conocimiento para toda la población”, dijo Socorro Hernández.
En su exposición aseguro que “las tecnologías de información y comunicaciones han servido y han estado orientadas a apalancar no solamente las grandes y medias empresas, en la nueva CANTV nos proponemos apalancar no solamente la grandes y medianas empresas, sino también alo que seria esas nuevas formas asociativas de producciones, pequeñas y medianas empresas, y empresas de producción social, así que todo el sector económico estaría cubierto”.

v ¿Objetivo del instrumento?

Realizan una acción que tenga como propósito incrementar la venta y utilización de los equipos de telecomunicaciones analógica y digital a cualquier parte del estado con el fin de tener mas comunicación y a su vez brindarse a los lugares mas retirados de vacuidad; teniendo en cuenta que cada día la tecnología avanza mas.

II PARTE

v ¿Cual es el equipo telefónico mas pedido por el cliente?

Mayormente telefonía fija aunque contamos con una empresa afiliada llamada “MOVILNET” es la que provee telefonía móvil mas pedida por el cliente.

v ¿A parte de la venta de equipos telefónicos tienen algún otro servicio?

® Servicio Hogares:

§ Telefonía fija
§ Internet
§ Telefonía ip
§ Tarifa solidaria
§ Compras en líneas
§ Mi cuenta
§ Atención al cliente
§ Club CANTV

® Servicios Empresas:

§ Telefonía fija
§ Telefonía móvil
§ Internet
§ Datos
§ Servicio TI
§ Publicidad e información
§ Promociones
§ Data center
§ Club CANTV
§ Atención al cliente
§ Asociados de negocios

® Telecomunicación publicas

§ Tarjeta única
§ Tarjeta telefónica
§ Centro de comunicaciones
§ Teléfonos públicos
§ Teléfonos tarifadotes
§ Aliados comerciales
§ Distribuidor de tarjeta prepagadas
§ Atención al cliente

v ¿Que tipos de promoción ofrece la empresa?

® Planes Hogares:

§ Noches y fines de semanas libres ampliado LDN.
§ Noches y fines de semana libres de LND.
§ Habla más por menos.
§ Habla por llamadas.
§ Plan Mi Destino.
§ Plan Mi Mega Destino.
§ Mi Súper Destino.
§ Tarifa plana residencial.

® Promociones De Valor Agregado:

§ CANTV listo y Movilnet.
§ ABA la al medida de su negocio.
§ Promoción tamaño familiar.
§ CANTV listo en temporada.
§ Servicio conectado.
§ Pégate con más.

® Planes Telefonía Fija Empresas:

§ Bloqueo rígido para empresas.
§ CANTV listo.
§ Línea telefónica empresarial.
§ País preferido para empresas.
§ Plan mi destino empresas.
§ Plan mi mega destino empresa.
§ Plan telefónico empresarial.
§ Servicio Tele integral.
§ Socio empresarial.
§ Tele amigo para empresas.


v ¿Cuál es la forma de pago que se utiliza para cancelar por promoción?

De acuerdo al equipo que se adquirió durante un lapso de promoción se establecen fechas de págo para cancelar por taquilla. En el caso postpago se cancela mediante un código de tarjeta.

v ¿Qué se debe hacer hacen una devolución de algún equipo?

El cliente debe llevar los papeles donde se registra la compra del equipo telefónico a la sede principal de la empresa. Posteriormente se realizara la comprobación de los datos para verificar la existencia del cliente, luego a cabo la supervisión del porque la devolucion del equipo telefónico de hay se dará la solución al problema.

v ¿La empresa cuenta con una asesoría al cliente?

Si se cuenta con una línea de atención al cliente, comúnmente llamado operador, los cuales te ofrecen las más amplia variedad de productos, Servicios y promociones de CANTV. Así mismo y bajo la permisa de prestar servicios a terceros, al centro de telemercadeo de CANTV, se encargara de organizar, supervisar y controlar todo lo referido a la logística en campañas de mercadeo.

v ¿Cuáles son los tipos de pago que se lo ofrece al cliente por el equipo?

Los pagos se ofrecen al contado o a crédito. Al contado es cuando el cliente adquiere un mínimo de pedido de 1 a 3 equipos telefónicos y a crédito es cuando es un pedido mayor.

v ¿Cuál es la mayor inversión pora parte del cliente?

Es cuando el cliente obtiene un capital hace contrato con la empresa e invierte su capital a las prestaciones de servicio.

v ¿Reciben pedidos de empresas privadas?

Si se reciben constantemente pedidos de empresa privadas.

III PARTE

v Objetivos:



v Metodología empleada:

Analizar el desarrollo del departamento de gestión operativa de la empresa, tomando datos como sugerencias para el manejo de nueva técnica teniendo en cuenta el método que rige a la empresa.




v Conclusión:

Culminando nuestro plan de investigación hemos compilado información de la empresa, tanto que nos da a conocer su estructura de trabajo en le departamento de gestión operativa, donde esta el área puede reaccionar ante cualquier inconveniente que se presente ya que se trata de atención al cliente, se debe entender las necesidades del mismo y brindarle la satisfacción a su vez.

lunes, 1 de junio de 2009

MODULO II

DATOS, INFORMACION Y COMUNICACION
Significado de la información
La información consiste en estímulos que, en forma de signos, desencadenan el comportamiento.
Charles Morris describe dos clases de signos:
® La señal que se origina en la experiencia real.
® Un símbolo que sustituye a otro signo.
La información es cualquier entrada que cambia las probabilidades (o las certezas) de cualquier manera. De ahí que una entrada que aumente la incerteza sea información.
Los signos se producen externamente, afectan a los cinco sentidos.
El lenguaje ofrece una organización de signos visuales y auditivos que transmiten información. Las dos ciencias que tratan de él son:
® Semiótica: Es la ciencia de los signo. El signo puede ser:
¹ humano o animal
¹ lenguaje o no lenguaje
¹ verdadero o falso
¹ adecuado o inadecuado
¹ sano o patológico.
® Lingüística: Es el estudio científico del lenguaje hablado.

Atributos de la información
Atributos de la información en el hombre y en las máquinas
1) Finalidad: La información debe tener una finalidad en el momento de ser transmitida. El propósito básico es informar, evaluar, convencer u organizar la información.
2) Modo y formato: Los modos de comunicar información al ser humano son sensoriales. El hombre recibe la mayor parte de la información en formatos de material verbal o documentos. Las máquinas la reciben en el formato de patrones de energía, cintas, tarjetas e incluso en forma escrita.
3) Redundancia/eficiencia: La redundancia es el exceso de información transmitida por unidad de datos. Constituye una medida de seguridad en contra de los errores en el proceso de comunicación. La eficiencia del lenguaje de datos es el complemento de la redundancia.
4) Velocidad: La velocidad de transmisión o recepción de información es el tiempo que uno se tarda en entender un problema en particular.
5) Frecuencia: La frecuencia con que se transmite o recibe información repercute en su valor. La información que aparece con excesiva frecuencia tiende a producir interferencia, ruido o distracción.
6) Determinística o probabilística: La información determinística supone que existe un solo valor. Si la información es probabilística, se da un conjunto de resultados posible junto con sus probabilidades correspondientes.
7) Costo: Constituye un factor limitante en la obtención de información. Es necesario evaluar constantemente el valor de la información y su costo.
8) Valor: Depende mucho de otras características: modo, velocidad, frecuencia, características determinísticas, confiabilidad y validez.
9) Confiabilidad y precisión: Es más caro obtener una gran precisión y confiabilidad que bajos valores de ambas. Por tanto es posible un intercambio entre costo y precisión/confiabilidad.
10) Exactitud: Mide la aproximación de un número a lo que verdaderamente debería ser.
11) Validez: Es una medida del grado en que la información representa lo que pretende representar.
12) Actualidad: Designa la antigüedad de la información.
13) Densidad: Es el “volumen de información” presente en un informe o mensaje. Los informes largos tienen poca densidad de información. Las tablas y gráficas presentan la mayor cantidad de ella en la forma más condensada.
Atributos de la información relacionados principalmente con máquinas
1) Estado estable o dinámico: La información que no varía con el tiempo pertenece a la categoría de estado estable. La que varía con el tiempo es la información con características dinámicas (entradas y salidas de computadora).
2) Lineal o no lineal: Cuando la información es una función lineal de alguna variable, la información es lineal. Gran parte de la información que usa la dirección es lineal, principalmente por ser fácil de entender y porque no dispone de otra mejor. Un ejemplo de información no lineal son los pronósticos de ventas que aumentan a una determinada tasa al año.
3) Continua o discreta: Casi toda la información es discreta. Es decir que se reciben informes en períodos separados de tiempo. Los sistemas de información de tiempo real aportan información constantemente en función del tiempo (una variable continua).
Búsqueda de información
Los datos son recuperados u obtenidos selectivamente de uno o de las tres fuentes siguientes:
1) El ambiente: Hay cuatro modos de investigar el ambiente:
Ø Observación no dirigida: El que busca no tiene en mente un objetivo específico: lo único que desea es encontrar cosas que le puedan ser de utilidad en el momento presente o en el futuro.
Ø Observación condicionada: El observador concentra su atención en algún área más o menos identificada, sin efectuar una búsqueda activa. Si aparece una señal de algún tipo, el observador está listo para evaluarla.
Ø Búsqueda informal: Es una búsqueda activa, dirigida pero con poca estructuración.
Ø Búsqueda formal: Es un método sistemático, que sigue a un plan previamente establecido tendiente a obtener información específica o información relacionada con un problema concreto.
2) El sistema de almacenamiento ideado para el sistema operativo: Las probabilidades de conseguir la información deseada dependerá seguramente de cómo hayan sido clasificados los informes y su contenido al momento de guardarlos. La clasificación consiste en estructurar la materia en lotes basándose en las diferencias y semejanzas. Cuanto más refinados sean el índice y la clasificación del código, más caro será el almacenamiento de los datos. Sin embargo, al aumentar el refinamiento del índice y del sistema de clasificación, disminuye el costo de la recuperación porque los datos relevantes pueden obtenerse mejor. Respecto del sistema de almacenamiento, deben considerarse varios aspectos del problema total que plantea el MIS:
Ø Identificación de los usuarios y de sus necesidades: El usuario de la información es la figura principal en el sistema de información.
Ø Selección de datos para almacenamiento y recuperación: Las necesidades del usuario han de ser bien definidas y debe establecerse su importancia relativa.
Ø Obtención de datos: Es preciso establecer los procedimientos para reunir los datos.
Ø Tipos de almacenamiento: La selección de tales tipos se basa a menudo en la tradición, no en la economía, ni en la tecnología moderna o las consideraciones del sistema de información administrativa.
Ø Método de clasificación o indexación: El sistema deberá englobar las exigencias cambiantes y crecientes, de modo que no deberá ser rediseñado ni reconstruido varias veces.
Ø Procedimientos de recuperación: Deben establecerse procedimientos para el gerente, el especialista en información y el grupo de operación de la computadora para que colaboren en el proceso de búsqueda.
Ø Conservar perfiles de intereses de los usuarios: Debería incluirse un medio para registrar las necesidades presentes y cambiantes de los usuarios.
Ø Interpretación de datos: Exige estructuración, integración y filtración para traducir los datos en información concisa y comprensible.
Ø Difusión de información: Hay que establecer procedimientos para que la información relevante se difunda en forma oportuna y útil.
Ø Actualización de los archivos de almacenamiento: A menos que pueda aplicarse un procedimiento totalmente mecánico, representa un serio problema sacar el material obsoleto.
3) Situaciones actualizadas (operación de laboratorio u otra controlada de manera similar).
Significado y ciclo de vida de los datos
Los datos son símbolos que describen un objeto, condición o situación. El ciclo de vida de los datos se representa de la siguiente manera:
La generación y captura de datos puede tener lugar en virtud de una transacción interna o de un evento externo.
1) Almacenamiento y destrucción: Lo que se capta suele guardarse en documentos o en la base de datos. Si parecen ser inútiles, se destruirán.
2) Transporte: Se transportan una y otra vez, durante el ciclo de vida, de un proceso a otro.
3) Recuperación: Ha dejado de ser un problema recuperar los datos de la base respectiva.
4) Reproducción: Los datos guardados no están en una forma adecuada para ser usados. Deben ser reproducidos, reorganizados o manipulados y reproducidos de nuevo.
5) Evaluación: Cuando los datos son recuperados, casi siempre es preciso evaluarlos para determinar si tienen que ser sometidos a procesamiento ulterior, devueltos al almacenamiento o destruidos. Una vez que se han transformado en información y que han sido usados, se vuelven a evaluar. Algunos se utilizan una sola vez y se destruyen; otros son devueltos al almacenamiento.
6) Clasificación: Los datos a menudo se acumulan en forma aleatoria y deben ser ordenados para que sean útiles.
7) Análisis: Los datos pueden analizarse antes de su uso mediante la identificación de áreas de interés, tendencias y ocurrencias inesperadas.
8) Manipulación: Se opera sobre los datos cuantitativos para modificar su forma o desarrollar su significado a través de fórmulas o ecuaciones.
9) Síntesis: Agregando muchos datos para estructurar un todo significativo.
10) Utilización: Una vez transformados en una forma significativa para que los usen los miembros de la organización, los datos se convierten en información.
11) Destrucción: Terminada la evaluación, los datos pueden ser destruidos.
Estructura de datos
La estructura de datos sirve de base al desarrollo y medición de la información. Las estructuras de datos más frecuentes son:
1) Listas encadenadas para búsqueda secuencial.
2) Estructura de lista con llave: Cada conjunto de datos tiene un número de llave, que establece la estructura de los datos.
3) Estructura jerárquica o de árbol: Los elementos dato son divididos y subdivididos en clases más finas. La búsqueda principia en la parte superior y desciende por el árbol.
4) Estructura de redes: Un elemento puede buscarse por medio de varias trayectorias.
Mediante los conceptos de lenguaje y semántica. Se obtiene la relación que los datos contenidos en la base guardan con la información.
Formas de datos
1) Formas linguísticas naturales:
® Palabra (lógica).
® Expresión de oraciones.
® Mensaje escrito: Selección ordenada de los caracteres del lenguaje tomados de un conjunto establecido de caracteres organizados de modo que comuniquen algo al receptor.
® Texto.
® Documento: Comprende un conjunto ordenado de imágenes visuales y se construye de modo que comunique una idea completa. Puede basarse en el texto o en otra forma lingüística.
2) Formas con valor “verdadero”:
® Enunciado: Una expresión de oraciones que admite ser evaluada como verdadera o falsa dentro de una comunidad establecida de productores y receptores de información.
® Dato: Un enunciado dado o tomado como verdadero.
® Elemento dato: Un término que representa un predicado incluido dentro de un dato. Por ejemplo, la identificación de una propiedad o de una unidad de tiempo.
® Dato estructurado: Una representación de un dato, compuesta de la unión de elementos dato, que identifica y describe un solo objeto o evento observado.
® Registro de datos: Los datos estructurados que se asocian a determinado objeto o evento, formulados como un mensaje escrito.
® Archivo de datos: Configuración de registros de datos asociados a los miembros de determinada clase de objetos y eventos observados.
® Base de datos: Archivos o datos que en conjunto representan algún estado del mundo relevante para el receptor.
® Informe: Datos recuperados que se estructuran y presentan para que informen al receptor.
® Consulta: Un mensaje escrito, formulado por el que investiga, que es aceptado y procesado por la unidad generadora.


Comunicación
El intercambio de información se lleva a cabo en tres niveles:
1) Estadístico: Trata la información en términos de “sorpresa”. Es decir, si el contenido de un mensaje corresponde a las expectativas, el mensaje no contendrá información.
2) Semántico: Cuando se transmiten símbolos, ¿decodifica el receptor los signos para obtener el mismo significado que desea comunicarle al emisor?
3) Pragmático: ¿Produce el mensaje la conducta del receptor que desea suscitar el emisor?
El modelo de la comunicación
1) Fuente: Es el emisor.
2) Codificador: Actúa sobre el mensaje para convertirlo en señales que acepte el canal.
3) Canal de señales: Transportan señales.
4) Decodificador: Actúa sobre las señales recibidas para extraer el mensaje en una forma que el receptor pueda utilizar.
5) Receptor: Es el que recibe el mensaje en la forma en que la extrae el decodificador.
6) Fuente de ruido: Los hechos externos introducen las señales de interferencia.
Un mensaje es un signo o secuencia de signos proveniente de un repertorio de signos comunes al emisor y al receptor.
El contenido de información en un mensaje está determinado por su carácter inesperado.
El hombre como procesador de información
El procesamiento de información por parte del ser humano tiene los siguientes pasos:
1) Sensaciones: El punto de arranque en el procesamiento de información por el hombre es la recepción de energía ambiental que afecta a la actividad nerviosa. La sensación implica complejos procesos constructivos en altos niveles cognoscitivos. Es decir, la mente participa en la captación e interpretación de percepciones sensoriales; la sensación no es un mero proceso mecánico.
2) Reconocimiento de patrones: El ser humano es capaz de formar varios patrones con la misma entrada ambiental. Algunos factores que influyen en el reconocimiento de patrones, tanto visuales como auditivos, son el tipo de estímulo, su duración, el retraso entre dos presentaciones del mismo estímulo, el procesamiento después de interrumpirse el estímulo, el aprendizaje, la memoria, el contexto del estímulo y la atención. El estímulo físico es recibido y guardado temporalmente en el sistema sensorial. Las características centrales son extraídas pero reciben el influjo de la memoria, la información semántica, sintáctica y contextual; están sujetas además a otras limitaciones. Una imagen abstracta se construye y se guarda en la memoria. Hay un compromiso entre la profundidad y la amplitud de la atención durante el procesamiento.
3) Sintaxis, semántica y contexto: La sintaxis es el conocimiento sobre la forma de un lenguaje. Las cadenas de palabras carecen de significado para nosotros si no las ordenamos en una estructura determinada por nuestro complejo conocimiento de la sintaxis de la oración, los tiempos y el significado de las palabras. Las definiciones y significados se facilitan gracias a los procesos cognoscitivos que colocan las palabras e imágenes en relaciones significativas entre sí y con la situación.
4) Memoria: Es indispensable para el procesamiento de información porque éste requiere tiempo, por breve que sea. El sistema de memoria en el ser humano se compone de memoria a corto plazo (primaria) y a largo plazo (secundaria). Las entradas, o percepciones del ambiente, se codifican y reducen. La conciencia acepta la información codificada y activa la memoria a corto plazo. Este depósito puede manipular patrones y simplificarlos para eliminar la interferencia. La memoria a corto plazo es limitada en extremo. Otra importante limitación de la memoria primaria es el acelerado deterioro de la capacidad de recordar después de retrasos breves. La búsqueda de la memoria primaria para recordar un elemento es secuencial y exhaustiva. La memoria a largo plazo en el ser humano es muy grande. E, términos de entradas se distinguen dos aspectos de información: 1) los eventos específicos que vivimos o de los cuales nos enteramos, o sea la memoria episódica; 2) la estructuración de las relaciones, asociaciones, redes y representaciones espaciales, o sea la memoria semántica.
5) Procesamiento: Al aumentar la entrada de información (carga ambiental) el hombre procesa más y más hasta llegar a un punto de "sobrecarga". Terminada ésta, selecciona la información procedente de la entrada y procesa menor cantidad. La entrada, o carga ambiental, es el efecto agregado de la complejidad de la información, los sentimientos positivos y negativos producidos por la entrada.
Medición de la información
La medición de la información contenida en un mensaje es importante en el diseño de informes elaborados con el MIS. Una excesiva comprensión de la información incrementará el tiempo que se tarda el procesamiento humano.
Algunos de los métodos con que se mide y evalúa la información presente en los mensajes son los que se explican a continuación:
1) Valor estadístico de la información: Este valor se mide con el método de Shannon. El mismo prescinde del contenido semántico del contexto y de la memoria del receptor; pero sí señala la teoría de la sorpresa cómo una medida de información en un sentido muy general.
2) Información subjetiva: La información es una medida de la incertidumbre del receptor respecto a un campo de acontecimientos. Cuanto mayor sea la incerteza sobre la siguiente letra, palabra o idea en el texto, mayor será el valor subjetivo de la siguiente parte del mensaje. Cuanto más conozca el sujeto y cuánto más inteligente sea, menor será la información que s ele transmite.
3) Valor esperado de la información perfecta: Una manera de medir el valor de la información consiste en evaluar la utilidad obtenida con la decisión óptima en condiciones de incerteza y restársela a la que se conseguiría si estuviéramos seguros del futuro.
4) Evaluación de las características de la información: Las características de la información que son importantes para un decisor (gerente) pueden medirse de acuerdo con cuatro criterios fundamentales: relevancia, verificabilidad, ausencia de error y cuantificabilidad.
Procesamiento de la información y diseño organizacional
El enfoque de contingencias en el diseño organizacional supone los siguiente:
1) Las organizaciones son sistemas sociales abiertos que deben resolver la incerteza relacionada con el trabajo.
2) Las organizaciones pueden considerarse como sistemas de procesamiento de información.
3) Las organizaciones se componen de subunidades que se distinguen por destrezas especializadas.
Las organizaciones deben seleccionar las estructuras que satisfagan mejor sus necesidades de información, además el sistema de información administrativa debe aportar una información tal que no sea ni excesiva ni insuficiente.

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sábado, 25 de abril de 2009

TEORIA DE SISTEMA

ORÍGENES DE LA TEORÍA DE SISTEMAS
La teoría de sistemas (TS) es un ramo específico de la teoría general de sistemas (TGS).
La TGS surgió con los trabajos del alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.
Los supuestos básicos de la TGS son:
1. Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales.
2. Esa integración parece orientarse rumbo a un teoría de sistemas.
3. Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no-físicos del conocimiento científico, especialmente en ciencias sociales.
4. Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia.
5. Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica.
La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente.

La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:
1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande.
2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía.
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones.
El interés de la TGS, son las características y parámetros que establece para todos los sistemas. Aplicada a la administración la TS, la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente.
Desde un punto de vista histórico, se verifica que:
· La teoría de la administración científica usó el concepto de sistema hombre-máquina, pero se limitó al nivel de trabajo fabril.
· La teoría de las relaciones humanas amplió el enfoque hombre-máquina a las relaciones entre las personas dentro de la organización. Provocó una profunda revisión de criterios y técnicas gerenciales.
· La teoría estructuralista concibe la empresa como un sistema social, reconociendo que hay tanto un sistema formal como uno informal dentro de un sistema total integrado.
· La teoría del comportamiento trajo la teoría de la decisión, donde la empresa se ve como un sistema de decisiones, ya que todos los participantes de la empresa toman decisiones dentro de una maraña de relaciones de intercambio, que caracterizan al comportamiento organizacional.
· Después de la segunda guerra mundial, a través de la teoría matemática se aplicó la investigación operacional, para la resolución de problemas grandes y complejos con muchas variables.
· La teoría de colas fue profundizada y se formularon modelos para situaciones típicas de prestación de servicios, en los que es necesario programar la cantidad óptima de servidores para una esperada afluencia de clientes.
Las teorías tradicionales han visto la organización humana como un sistema cerrado. Eso a llevado a no tener en cuenta el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensión de la retroalimentación (feedback), básica para sobrevivir.
El enfoque antiguo fue débil, ya que 1) trató con pocas de las variables significantes de la situación total y 2) muchas veces se ha sustentado con variables impropias.
El concepto de sistemas no es una tecnología en sí, pero es la resultante de ella. El análisis de las organizaciones vivas revela "lo general en lo particular" y muestra, las propiedades generales de las especies que son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente típico. Los sistemas vivos sean individuos o organizaciones, son analizados como "sistemas abiertos", que mantienen un continuo intercambio de materia/energía/información con el ambiente. La TS permite reconceptuar los fenómenos dentro de un enfoque global, para integrar asuntos que son, en la mayoría de las veces de naturaleza completamente diferente.
CONCEPTO DE SISTEMAS
· Un conjunto de elementos
· Dinámicamente relacionados
· Formando una actividad
· Para alcanzar un objetivo
· Operando sobre datos/energía/materia
· Para proveer información/energía/materia
Características de los sistemas
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.
Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad).
· Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
· Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambio y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.
· Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
· Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.
Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.
Tipos de sistemas
En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:
· Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.
· Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.
En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:
· Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recursos externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.
· Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.
Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo".
Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran sus propia energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad.
Entradas
Salidas
Ambiente
à
Información
Energía
Recursos
Materiales
à
Transformación
o
procesamiento
à
Información
Energía
Recursos
Materiales
à
Ambiente
Modelo genérico de sistema abierto
PARÁMETROS DE LOS SISTEMAS
El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema.
Los parámetros de los sistemas son:
· Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energía para la operación del sistema.
· Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con intermedios.
· Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos.
· Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback): es la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio.
· Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza.
EL SISTEMA ABIERTO
El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye sobre el, alcanzando un equilibrio dinámico en ese sentido.
La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Existen diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biológicos y sociales, a saber, células, plantas, el hombre, la organización, la sociedad) y los sistemas cerrados (como los sistemas físicos, las máquinas, el reloj, el termóstato):
· El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interactúa.
· El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no.
· Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no así el sistema cerrado.
Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias, estrechamente relacionadas entre sí:
· Ingestión: las empresas hacen o compras materiales para ser procesados. Adquieren dinero, máquinas y personas del ambiente para asistir otras funciones, tal como los organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para suplir sus necesidades.
· Procesamiento: los animales ingieren y procesan alimentos para ser transformados en energía y en células orgánicas. En la empresa, la producción es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo una relación entre las entradas y salidas.
· Reacción al ambiente: el animal reacciona a su entorno, adaptándose para sobrevivir, debe huir o si no atacar. La empresa reacciona también, cambiando sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el producto, el proceso o la estructura.
· Provisión de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con materiales, como la sangre abastece al cuerpo. Los participantes de la empresa pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino también por datos de compras, producción, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma de salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la empresa.
· Regeneración de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia, se enferman o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en el conjunto. Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las máquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como máquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ahí la función de personal y de mantenimiento.
· Organización: de las funciones, es la requiere un sistema de comunicaciones para el control y toma de decisiones. En el caso de los animales, que exigen cuidados en la adaptación. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las funciones de producción, compras, comercialización, recompensas y mantenimiento deben ser coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la previsión, el planeamiento, la investigación y el desarrollo son aspectos necesarios para que la administración pueda hacer ajustes.
El sistema abierto es un conjunto de partes en interacción constituyendo un todo sinérgico, orientado hacia determinados propósitos y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo.
LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO
Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX:
"Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales:
· En el crecimiento.
· En el hecho de volverse más complejo a medida que crece.
· En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia.
· Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades componentes.
· Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente heterogeneidad".
Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional, enfocando las organanizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de probabilísticos. Un sistemas determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema require que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos límites conocidos.
Características de las organizaciones como sistemas abiertos
Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos. Algunas características básicas de las organizaciones son:
1. Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: la organización se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.
2. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituidas de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Talcott Parsons indicó sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiente el siguiente enfoque:
o La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.
o La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor.
o La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primacía de interes por la consecución de determinado tipo de meta sistemática.
o Las características de la organización deben ser definidas por la especie de situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un sociedad.
1. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía.
2. Homeostasis o estado firme: la organización puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso que está dentro de los límites definidos como tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condición propuesta con menor esfuerzo, mayor precisión para un esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso.
3. Fronteras o límites: es la línea que demarca lo que está dentro y fuera del sistema. Podría no ser física. Una frontera consiste en una línea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía, información) con el sistema. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad, dicha permeabilidad definirá el grado de apertura del sistema en relación al ambiente.
4. Morfogénesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aun de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas, es identificada por Buckley como su principal característica identificadora.
MODELOS DE ORGANIZACIONES
Schein propone una relación de aspectos que una teoría de sistemas debería considerar en la definición de organización:
· La organización debe ser considerada como un sistema abierto.
· La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones múltiples.
· La organización debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros.
· Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos, afectará a los demás.
· La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas.
· Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil definir las fronteras de cualquier organización.
Modelo de Katz y Kahn
Desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo a través de la aplicación de la TS y la teoría de las organizaciones. Según su modelo, la organización presenta las siguientes características:
La organización como un sistema abierto
Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes características:
1. Importación (entrada): la organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna estructura social es autosuficiente.
2. Transformación (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La organización procesa y transforma insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.
3. Exportación (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el medio ambiente.
4. Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación-transformación-exportación. La importación y exportación son transacciones que envuelven al sistema en ciertos sectores de su ambiente inmediato, la transformación o procesamiento es un proceso contenido dentro del propio sistema.
5. Entropía negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico y reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. A dicho proceso se le llama entropía negativa o negentropía.
6. Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo energía que se transforman por el trabajo hecho. También reciben información, proporcionando señales sobre el ambiente. La entrada de información más simple es la retroalimentación negativa (negative feedback), que permite al sistema corregir sus desvíos de la línea correcta. Las partes del sistema envían información de cómo operan a un mecanismo central y mantiene así la dirección correcta. Si dicha retroalimentación negativa es interrumpida, el estado firme del sistema desaparece. El proceso de codificación permite al sistema reaccionar selectivamente respecto a las señales de información para las cuales esté programado. Es un sistema de selección de entradas a través del cual, los materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su estructura.
7. Estado firme y homeostasis dinámica: los sistemas abiertos se caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de energía del exterior y una exportación continua de los productos del sistema. La tendencia más simple del estado firme es la homeostasis, pero su principio básico es la preservación del carácter del sistema, o sea, un equilibrio casi-estacionario. Los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas entradas de energía en la naturaleza de sus estructuras. La homeostasis es un mecanismo regulador.
8. Diferenciación: la organización, como todo sistema abierto, tiende a la diferenciación, o sea, a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de papeles y diferenciación interna.
9. Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad, o sea, un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.
10. Límites o fronteras: como sistema abierto, la organización presenta límites o fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de acción del sistema, así como su grado de apertura.
Las organizaciones como clase de sistemas sociales
Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, los cuales a sus vez son sistemas abiertos. Las organizaciones comparten con todos los sistemas abiertos propiedades como la entropía negativa, retroinformación, homeostasis, diferenciación y equifinalidad. Los sistemas abiertos tienden a la elaboración y a la diferenciación, debido a su propia dinámica.
Los sistemas sociales, consisten en actividades estandarizadas de una cantidad de individuos. Ellas son repetitivas, relativamente duraderas y ligadas en espacio y tiempo. La estabilidad o recurrencia de actividades existe en relación con la entrada de energía en el sistema, en relación con la transformación de energías dentro del sistema y en relación con el producto resultante o salida de energía. Mantener dicha actividad, requiere renovación constante de energía. Es lo conocido como negentropía.
Características de primer orden
Para Katz y Kahn, las características de las organizaciones como sistemas sociales son las siguientes:
1. Los sistemas sociales, al contrario de las demás estructuras básicas, no tienen limitación de amplitud. Las organizaciones sociales están vinculadas a un mundo concreto de seres humanos, recursos materiales, fábricas y otros artefactos, aunque estos no estén interactuando. El sistema social, es independiente de cualquier parte física determinada, pudiendo aligerarla o sustituirla. El sistema social es la estructuración de eventos o acontecimientos y no la estructuración de partes físicas.
2. Los sistemas sociales necesitan entradas de producción y de mantenimiento. Las entradas de mantenimiento son las importaciones de energía que sustentan al sistema; las entradas de producción son las importaciones de energía, procesadas para proporcionar un resultado productivo.
3. Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, esto es, son sistemas esencialmente inventados, creados por el hombre e imperfectos.
4. Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos. Los sistemas sociales necesitan fuerzas de control para reducir la variabilidad e inestabilidad de las acciones humanas.
5. Las funciones, normas y valores como los principales componentes del sistema social: las funciones describen formas específicas de comportamiento asociado a determinadas tareas. Las funciones se desarrollan a partir de los requisitos de la tarea. Las normas son expectativas con carácter de exigencia, que alcanzan a todos los que les concierne el desempeño de una función, en un sistema o subsistema. Los valores son las justificaciones y aspiraciones ideológicas más generalizadas.
6. Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones.
7. El concepto de inclusión parcial: la organización usa sólo los conocimientos y habilidades de las personas que le son importantes.
8. La organización en relación con su medio ambiente: el funcionamiento organizativo debe ser estudiado en relación con las transacciones continuas con el medio ambiente que lo envuelve.
Cultura y clima organizacional
Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal como su reinterpretación en el sistema informal, así como las disputas internas y externas de los tipos de personas que la organización atrae, de sus procesos de trabajo y distribución física, de las modalidades de comunicación y del ejercicio de la autoridad dentro del sistema. Dichos sentimientos y creencias colectivos, se transmiten a los nuevos miembros del grupo.
Dinámica de sistema
Para mantenerse, las organizaciones recurren a la multiplicación de mecanismos, ya que les falta la estabilidad de los sistemas biológicos. Así, crean estructuras de recompensas para vincular a sus miembros al sistema, establecen normas y valores y dispositivos de control. Mientras que en la TS se habla de homeostasia dinámica (o mantenimiento del equilibrio por ajuste constante y anticipación), se usa el término dinámica de sistema en las organizaciones sociales: el sistema principal y los subsistemas que lo componen hacen que se vuelve cada vez más aquello que básicamente es. Para sobrevivir (y evitar la entropía), la organización social debe asegurarse de una provisión continua de materiales y hombres (entropía negativa).
Concepto de eficacia organizacional
La eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una organización surge como producto y cuanto es absorbido por el sistema. La eficiencia se relaciona con la necesidad de supervivencia de la organización. La eficacia organizacional se relaciona con la extensión en que todas las formas de rendimiento para la organización se hacen máximas. La eficiencia busca incrementos a través de soluciones técnicas y económicas, mientras que la eficacia busca la maximización del rendimiento para la organización, por medios técnicos y económicos (eficiencia) y por medios políticos (no económicos).
Organización como un sistema de papeles
Papel es el conjunto de actividades requeridas a un individuo que ocupa una determinada posición en una organización. La organización se constituye por papeles o conjunto de actividades esperadas de los individuos y por conjuntos de papeles o de grupos que se superponen. La organización es una estructura de papeles.
Modelo sociotécnico de Tavistock
Fue propuesto por sociólogos y sicólogos del Instituto de Relaciones Humanas de Tavistock, con base en investigaciones realizadas en minas de carbón inglesas y empresas textiles hindúes.
Concibe la organización como un sistema sociotécnico estructurado sobre dos subsistemas:
· El subsistema técnico: conlleva la tecnología, el territorio y el tiempo. Es el responsable de la eficiencia potencial de la organización.
· El subsistema social: comprende los individuos, las relaciones sociales y las exigencias de la organización tanto formal como informal. Transforma la eficiencia potencial en eficiencia real.
Estos dos subsistemas presentan una íntima interrelación, son interdependientes y se influyen mutuamente. El enfoque sociotécnico concibe a la organización como una combinación de tecnología y a la vez un subsistema social. El modelo de sistema abierto propuesto por el enfoque sociotécnico, importa cosas del medio ambiente, las cuales en base a ciertos procesos de conversión, convierte en productos, servicios, etc., para exportar. La tarea primaria de la organización es algo que le permita sobrevivir dentro de ese proceso de:
· Importación: adquisición de materias primas.
· Conversión: transformación de las importaciones en exportaciones.
· Exportación: colocación de los resultados de la importación y de la conversión.
El fundamento de este enfoque es que cualquier sistema de producción requiere tanto una organización tecnológica como una organización de trabajo. La tecnología limita la especie de organización de trabajo posible, aunque la organización presenta propiedades sociales y sicológicas propias pero independientes de la tecnología.
Las organizaciones tienen una doble función: técnica (relacionada con la coordinación del trabajo e identificación de la autoridad) y social (referente a los medios de relacionar las personas, para lograr que ellas trabajen juntas).
El subsistema técnico es determinado por los requisitos típicos de las tareas que son ejecutadas por la organización. La tecnología determina el tipo de entrada humana necesaria a la organización. También es el factor determinante de la estructura organizacional y de las relaciones entre los servicios. Pero este subsistema no puede ser visualizarse aisladamente, ya que es el responsable por la eficiencia potencial de la organización. Los subsistemas técnico y social coexisten, si uno se altera, el otro tendrá repercusiones.
APRECIACIÓN CRÍTICA DE LA TEORÍA DE SISTEMAS
De todas las teorías, la TS es la menos criticada, ya que aún no ha transcurrido suficiente tiempo para su análisis más profundo. Sin embargo, una apreciación crítica de la TS, lleva a los siguientes aspectos:
Confrontación entre teorías de sistema abierto y de sistema cerrado
Hay varias implicaciones críticas entre distinguir un sistema abierto y uno cerrado, desde el punto de vista administrativo, están las siguientes del sistema abierto:
· La naturaleza dinámica del ambiente está en conflicto con la tendencia estática de la organización. Está constituida para autoperpetuarse en lugar de cambiar de acuerdo a las transformaciones del ambiente.
· Un sistema organizacional rígido no podrá sobrevivir si no responde adaptándose al entorno.
· Un sistema abierto necesita garantizar la absorción de sus productos por el ambiente. Para garantizar su viabilidad, debe ofrecer al ambiente productos por el necesitados o crearle necesidad de tales productos.
· El sistema necesita, de constante y depurada información del ambiente. Para el sistema es indispensable una retroalimentación constante, depurada y rápida.
Contrario a ese enfoque abierto, la perspectiva de sistema cerrado indica las siguientes distorsiones:
· Conduce el estudio y la práctica administrativa a una concentración en reglas de funcionamiento interno, la eficiencia como criterio primario de la viabilidad organizacional y por ende, énfasis en procedimientos y no en programas.
· La perspectiva de organización como sistema cerrado, se da por insensibilidad de la administración tradicional a las diferencias entre ambientes organizacionales y por la desatención a la dependencia entre la organización y su ambiente. Soluciones, instrumentos y técnicas son intertransferibles, ya que el ambiente no hace la diferencia.
· La perspectiva de la organización como sistema cerrado, lleva a la insensibilidad hacia la necesidad de cambios y adaptación continua y urgente de las respuestas de la organización al ambiente. En un ambiente de rápido cambio, las organizaciones desaparecerán si no se adaptan al cambio.
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DEL ANÁLISIS SISTEMÁTICO
Las principales características de la moderna teoría de la administración basada en el análisis sistemático son las siguientes:
· Punto de vista sistemático: la moderna teoría visualiza a la organización como un sistema constituido por cinco partes básicas: entrada, salida, proceso, retroalimentación y ambiente.
· Enfoque dinámico: el énfasis de la teoría moderna es sobre el proceso dinámico de interacción que ocurre dentro de la estructura de una organización.
· Multidimensional y multinivelado: se considera a la organización desde un punto de vista micro y macroscópico. Es micro cuando es considerada dentro de su ambiente (sociedad, comunidad, país); es macro cuando se analizan sus unidades internas.
· Multimotivacional: un acto puede ser motivado por muchos deseos o motivos. Las organizaciones existen porque sus participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a través de ellas.
· Probabilístico: la teoría moderna tiende a ser probabilística. Con expresiones como "en general", "puede ser", sus variables pueden ser explicadas en términos predictivos y no con certeza.
· Multidisciplinaria: busca conceptos y técnicas de muchos campos de estudio. La teoría moderna presenta una síntesis integradora de partes relevantes de todos los campos.
· Descriptivo: buscar describir las características de las organizaciones y de la administración. Se conforma con buscar y comprender los fenómenos organizacionales y dejar la escogencia de objetivos y métodos al individuo.
· Multivariable: tiende a asumir que un evento puede ser causado por numerosos factores interrelacionados e interdependientes. Los factores causales podrían ser generados por la retroalimentación.
· Adaptativa: un sistema es adaptativo. La organización debe adaptarse a los cambios del ambiente para sobrevivir. Se genera como consecuencia una focalización en los resultados en lugar del énfasis sobre el proceso o las actividades de la organización.
Carácter integrativo y abstracto de la teoría de sistemas
La TS se considera demasiado abstracta y conceptual, por lo tanto, de difícil aplicación a situaciones gerenciales prácticas. Auque tiene gran aplicabilidad, su enfoque sistemático es básicamente una teoría general comprensible, que cubre todos los fenómenos organizacionales. Es una teoría general de las organizaciones y de la administración, una síntesis integradora.
El efecto sinérgico de las organizaciones como sistemas abiertos
Una fuerte causa para la existencia de organizaciones, es su efecto sinérgico, es decir, en el resultado de una organización pueden diferir en cantidad o en calidad la suma de los insumos. La palabra sinergia viene del griego (syn = con y ergos = trabajo) y significa trabajo en conjunto. Cada participante de la organización espera que los beneficios personales de su participación, sean mayores que sus costos personales de participación. Existe sinergia cuando dos o más causas producen, actuando conjuntamente, un efecto mayor que la suma de efectos que producirían actuando individualmente.
El hombre funcional
La TS se basa en la teoría del hombre funcional. El individuo desempeña un papel dentro de la organización, interrelacionándose con los demás individuos, como un sistema abierto. En sus acciones basadas en roles, mantiene expectativas respecto al rol de los demás y envía a los demás sus expectativas. Esa interacción altera o refuerza el papel. Las organizaciones son sistemas de roles, en las cuales los individuos actúan como transmisores de roles y organizadores.